日语书信的写法（一）一般书信的基本格式（中文）

(二)一般手紙文基本フォーム

1.頭語と結語
   ワンセットで使う。ただし、年賀状や暑中見舞いには結語は不要。

2.前文
   時候の挨拶→安否の挨拶→感謝のことばが続く。

3.主文
   「さて」「ところで」などのことばで要件に入り、「つきましては」などに続く言葉で、どういう目的の手紙なのか明確にする。

4.末文
    締めくくりとして結語の前に入る。今後のお願い、相手の無事を祈る言葉、乱筆の陳謝などで終わる。

5.後付
    日付→署名→宛名の順に書く。

6.別記・副文
    要件が複雑なとき、主文は大まかに書き、別記として具体的に書く。また、とくに付け加えたい要件があるときは、「追伸」として短めに。

   フォーマルな挨拶文などのフォーマット（縦書の例）

 

※会社の移転など広く通知するものには冒頭に件名を入れ、見舞い状や異動の挨拶など個人レベルで書く場合は件名を入れないのが普通。また、多数に出す場合は宛名を省く。

※横書きで使用する場合は、宛名は先頭に入れる。

横書の例:
    尊敬する今井先生
　また、一年お過ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遺憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております。
　きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解でき れば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太陽の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出来事 がいつも長久的に記憶され、またいつでも、楽しく思い出すことが出来る一方、不愉快な出来事が必ず、人々の記憶からお忘れられてゆくことと存じます。
　おかげ様で、みんなは元気でございまして、静かな素晴らしいクリスマスを過ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつ をいただきました。わたしから家族全員にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてく ださいますようお願い申し上げます。
　敬具
　李明

 

例:
(1)頭語と結語
    頭語は文の冒頭に使う、相手に敬意を表す慣用句。結語は「失礼いたします」の意味で最後につけることば。頭語と結語は下に示したように対応させ、TPOに合わせて使う。

 

※略式・急ぎの手紙では前文を省く（前略とは「前文省略」のこと）

(2)自分側・相手側を表す言葉

 

 

(3)前文

1.時候の挨拶
   「早春の候」などの季節を表す言葉に続き、相手の発展を喜ぶ言葉を入れる。どの季節でも使いたい場合は「時下ますます…」を使う。
2.感謝の言葉
    日頃のお付き合いを感謝する言葉などを入れる。ビジネスレターでは、時候の挨拶よりむしろこちらの方が大切。

 

 

(4)主文

1.要件を切り出す
   「さて」「ところで」などで要件を切り出し、本題に入る。

 

2.結論

   「つきましては」に続き、何をしたいか、してほしいかという結論を相手に伝える。

 

3.「なお」で、さらに用件を付け加える。

 

 

(5)末文
1.用向きのとりまとめ
   「まずは」「とりあえず」という言葉で用件の念を押したり、とりまとめる。また、挨拶やお礼などに関しては、手紙は略式なのでその許しを請う（本来直接出向いて行うもの）。

 

2.今後へのお願い
    取引先や顧客への業務文書、挨拶状やお礼状には必要な挨拶。

 

3.相手の繁栄・健康を願う
   「末筆ながら」とは、相手のことを最後に書くのは失礼なので「最後になってしまいましたが」という意味で添える。

 

4.その他（返事を求める）

 

※催促する場合「なにかとご都合はおありかと存じますが」「ご多忙のところお手数をおかけいたしますが」「ご多用中恐れ入りますが」などの相手を気づかう言葉をつけて、返事等を願う文章を続ける。

(6)後付
   宛名につける敬称は「様」が一般的。姓名がわかっているときは、フルネームで書く。医師や教師に対しては「先生」を使うこともあるが、この場合、「先生」の後に「様」は不要。

 

(7)別記・副文
1.別記
    連絡や問い合わせの手紙で、内容が数件にわたる場合や、会議や行事等の日時・場所の記述は本文とは別に箇条書きする。本文中には、縦書きなら「左記のとおり」、横書きなら「下記のとおり」、用紙が別になる場合は「別紙のとおり」の言葉を入れる。
2.副文
    とくに付け加えたい要件があるときに「追伸」として短めに書く。ビジネス文書では、ここに返信の依頼やお願いの用件など、とくに目立たせるために入れる。この場合、「追伸」という言葉はなくてもよい。

   時候のことば

 

    手紙のフレーズ例
(1)前文のないときの主文の書き起こし

1)とり急ぎご連絡申し上げます。

2)とり急ぎ用件のみ申し上げます。

3)突然で失礼いたします。

 

(2)返信

1)○月○日付けのお手紙拝見いたしました。

2)このたびは○○をいただき、誠にありがとうございます。

 
(3)用件の切り出し

1)お送りくださいました○○、確かに受領いたしました。

2)さて、かねてよりお尋ね（ご相談）のありました、○○の件について申し上げ（お答えいたし）ます。

3)さて、すでにご承知のことと存じますが・・・

 

(4)感謝

1)日頃は○○をご愛用いただき誠にありがとうございます。

2)おかげさまで○○できることとなりました。これもひとえに○○様のご支援の賜物と、深く感謝申し上げます（いたします）。

(5)お詫び

1)このたびは大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

2)度々お手数をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。

3)まことに不行き届きの段、お詫びの言葉もございません。

4)このたびは、当方の手違いから多大なご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。

5)なにとぞ事情をおくみとりの上、あしからずご容赦の程お願い申し上げます。

6)お腹立ちはごもっともですが、ご寛容のほど、伏してお願い申し上げます。

7)至急、調査いたしまして、改めてお返事申し上げます。

   （なお、）すでに○○○をご返送いただいている場合は、（当郵便物の）行き違いの失礼を何卒ご容赦ください。

(6)催促

1)今日までお待ち申しておりましたが、まだ到着いたしておりません。

2)まことに催促がましくは存じますが・・・

3)郵送の遅延かとも存じますが・・・

4)当方もいろいろさしつかえがございますので・・・

5)（計画の進行上・帳簿整理）の都合もございますので・・・

6)至急お調べのうえご一報ください。

(7)依頼

1)ご多忙中恐れ入りますが・・・

2)ご無理を申し上げておりますこと、もとより承知いたしておりますが、まげてお聞き届きいただきたく・・・

3)ぜひご承諾いただけますよう、お願いいたします。

4)なにとぞ、よろしくお取り計らいくださいますよう、お願い申し上げます。

(8)断る

1)誠に心苦しい次第ではございますが、貴意に添いかねますこと・・・

2)貴意にそいかねますこと、誠に申し訳ありませんが・・・

3)大変申し上げにくいことでございますが、お気持ちに添うことができず・・・

4)誠に残念ではございますが、事情をご了承（ご理解）のうえご容赦くださいますようお願い申し上げます。

(9)主文の結び

1)ご査収ください。

2)お改めのうえ、お納めください。

3)何分のご指示をお願いいたします。

4)ご厚情（ご厚志・ご高慮）、重ねて御礼申し上げます。

(10)末文

1)本来ならば、直接お目にかかってご依頼（御礼）申し上げるべきところ、まことに略儀ながら、書中をもちましてお願い（御礼）申し上げます。