商务日语技巧篇:向企业外邮寄机密文件的注意事项
「秘」扱い文書は社外に発送するときの留意点がわかる?
你知道向企业外部邮寄“机密”文件时的注意事项吗?
企业的“机密”文件大多涉及商业秘密,一旦泄露会使企业的安全和利益受到严重影响。因此,邮寄“机密”文件的环节很重要,不能视为普通邮件邮寄,要执行企业的旨意,按照邮政规定办理登记手续,慎重对待每一个环节,安全、顺畅地把文件邮寄给对方。那么,邮寄“机密”文件应该注意哪些事项呢?
①文書を透けない封筒に入れ、必ず二重封筒にする。内側の封筒には「秘」の印を押し、外には「親展」と記して発送する。
文件要装进不透明的信封里,使用双层信封。内侧信封盖上“密”印章,外面注明“亲启”。
②郵送する場合は、書留あるいは簡易書留にする。受発信簿に記録することを忘れないようにする。
用挂号信或简单挂号信邮寄,同时记入“收发信息记录本”中。
③発送後すぐ相手に電話し、「秘」扱い文書を送ったことを伝えておく。
文件发出后,马上电话联系对方,告知机密文件已经寄出。
④郵送する文書にも通し番号を付け、誰に送ったかわかるようにしておく。
邮寄出去的文件上也要标注连续号码,并且记录好文件发送对象。
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