手紙文的书写方式与原则
1. 直书形式—用于一般的私信及礼仪、社交色彩浓厚的公文书及商用文书。
2. 横书形式─除礼仪、社交色彩浓厚以外的公文书及商用文书，近来几乎都采用横书形式。
3. 一信一目的原则。
4. 文体应统一。
纵书手纸文─基本结构
一、前文：
1.头语─是书信的开场，由结语作结束。
头语与结语有必定的对应关系存在 ，头语与结语的对应关系请参考范例1。
2.時候の挨拶
於頭語之後間隔一個字距離書寫，依寫信時節有不同的書寫方式，一般較常用的例句請參考範例2。
　3.安否と祝福、お礼やお詫びの挨拶
接續於時の挨拶之後，詢問對方之安否、祝福對方健康、事業繁榮、傳達己方也安好的訊息或感謝對方。如果有久未問候或回信太遲等情形則應書寫道歉之語。各种状况的例句请参考范例3。　

二、主文─为书信的重点所在，必要事项应无遗漏地正确传达。于前文结束后改行书写，简洁叙述内容，于每一段落起头处空一个字后开始输入。
1.起辞
于前文结束后含有接着开始进入主题的意思所表示的接续词汇称为起辞。
起辞包含さて、／ところで、／さっそくですが、／じつは、／つきましでは、／ほかでもありませんが、／さて、このたびは等語。
　
2.用件
起辞之后接着叙述本信函的主要内容。是书写书信的目的中最重要的部分。
在以传达某些具体事项的书信，应避免多余的修饰，而将必要的事项毫无遗漏地正确传达。
书写时应注意的事项包括下列几点：
（一）主语与述语的关系应正确地书写。
（二）避免以接续语连接成冗长的句子。
（三）避免使用过多的修饰语。
（四）避免重复地使用二重否定，并避免重复使用同一词汇。
（五）避免使用暧昧、抽象的用语。
（六）自己的意见与事实应明确地分开书写。
（七）「御」、「贵」、「尊」等不得置于行尾。
（八）「先生」、「御主人様」、「あなた」及對方的姓名不得置於行尾或分開兩行書寫。
（九）「です」、「ます」、「あります」、「いたします」、「ございます」、「存じます」、以及謙稱自己的用語如「小生」、「わたくし」、「拙(せっ)宅(たく)」、「弊(へい)社(しゃ)」等均不宜置於行頭。

三、末文
1.結びの挨拶
內容包含總結主文的要旨/再次地強調自己的意念/祝福對方一切安好/拜託對方等例句 請參考範例4。
请对方传言原则上以对受信人的妻子或丈夫为限，托长者传言则是失礼行为。
2.结语
於末文結束後另起一行，於距離行尾一個字處書寫，如果信箋用紙不敷書寫，則可書寫於末文最後一行距離行尾約一個字，且结语词之间应空一个字的间隔，如「敬具」应写为「敬□具」。且所使用的词汇应与头语相对应（参考头语处头语与结语之关系─范例１）。

四、後づけ
1.日付
直式書信應於距離行頭二字距離處，以漢字數字輸入，可以日本年號或西曆方式書寫。
2.当方の名
應書於発信年月日隔一行靠最下方，如信箋用紙不足亦可直接於發信年月日行下端署名。原則上正式應書寫自己完整的姓氏及名字，只有對很親近的人才能僅寫上姓氏或僅寫上名字。
　3.宛て名．敬称
受信者名稱，尤其須注意的是受信者名稱之後之敬称。
　
受　信　者　名　称 敬　　　称 范 例
公司行号、团体、政府机关 御中、各位 ○○○株式会社 御中
部、课、系等内部单位 御中 ○○株式会社 企画部 御中
职位名称 殿 ○○株式会社 総务课长殿
附加职位名称之个人 様、殿 総务课长 ○○○様
受信者为多数人 各位 ○○○各位
受信者为个人 様、先生、君 ○○○○様、山部俊文先生

五、附记:添文--追伸
应以置中对齐方式输入，但对长者、上司等值得尊敬的人写的信及吊唁信函则不宜。
副文の起辞―追伸(ついしん)、追って、なお。

六、别记
1.可以以条列方式列出，比详细书写于主文中更能一目了然的情形，则建议采用「别记」的方式。
2.首先應於主文中寫下「左記のとおり」，於結語之後改行書寫「記」字（應置於行中央偏上約二個字處），別記的內容則自行頭開始以條列式書寫，由最重要的項目開始依次書寫。
例如「X 時までに X 駅にお集まりください」改寫為別記型態時,應以下列方式書寫：一、集合時間　X 時
　　　　 二、集合場所　X 駅　　　
3.书信中如果有附加的附件或其它书面数据，也可于别记中表明其种类及数量。
4.别记的终了：别记内容书写完毕后，应改行于距离行尾二个字的距离写上「以上」以表示别记已书写完毕。
横书手纸文─基本结构
横书手纸文─基本结构

多为商、公用文书，写作方式与原则基本上与一般书信相同。
一、前付け：與後付け內容相同，因是寫在本文之前所以稱為前付け。
1.文书番号、発信年月日
靠最右书写但应距主文最右端文字边缘一字距离。社交性的商、公用文书则无注明文文书番号的必要。
2.宛て名．敬称
於商、公用文書的情形，應先寫對方公司名稱，改行再寫職稱及姓名，於特別的情形下寫上該公司住址的情形也有。應 書於發信日期之下，靠最左邊書寫，敬稱寫法請參考縱書手紙之「四、後付け」。
　3.当方の名
在商、公用文書，應書寫自己公司的名稱、職稱及姓名，必要的情形應該蓋印，也有將住所及電話號碼寫上的情形。應書寫於受信者之下，靠最右書寫但應距主文最右端文字邊緣一字距離。
　
注意：文书番号及发信年月日、受信者与发信人之间最好均空格一行的空间，对齐方式可应用Word 格式工具列中之左右对齐、置中对齐及靠右对齐工具钮。

二、标题名称：由于商业书信来往频繁，为使对方容易区别信件内容，多会在本文之前加上标题名称。应采用置中对齐。
　

三、别 记：在商、公用文书中，为了能有条理的将联络要点传达给对方，将要点条列化置于别记中的情形较多。「记」字应采用置中对齐。别记结束应加上「以上」以表示结束。
别记之项目标题可利用格式工具列中之分散对齐工具钮，将不同文字数之标题文字做成等字符数之项目标题。

步 骤：以鼠标点格式工具列之分散对齐钮—→出现最适文字大小对话窗—→于文字宽度处输入调整结果字符数（应大于所有项目标题文字之字符数方能达成效果）。
　

四、付 记：用以作为本文的补足、注意事项、同封寄出物品的说明，应较本文往右一、二字左右处开始书写。
例如：ご返事は、╳日までにお願いいたします。

注意：
一、所使用的信笺超过一页时，应于右上方加上页码。
二、信笺应视信封大小折迭为三折或四折，折迭的方向及放入信封的方向，应考虑对方自信封中取出信笺时，书信的起始处应朝上。.
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