⑤資料の準備

人数が多い場合や配布資料がある場合は、事前に資料を渡すか、当日に資料を渡しながら出欠もチェックするか判断する。

资料的准备

人数多需要发放资料时，要考虑好事先发放资料，还是会议当天一边确认出席情况，一边发放资料。

⑥電話の取り扱い方

会議の前、会議中の出席者の電話の取り扱い方は上司に相談しながら決めておこう。会議中の上司への電話はメモを渡すなどの形式で取り扱ったほうがよい。

电话的转接方式

会前要和上司商量好会议中出席者的电话转接方式。会议中打给上司的电话最好通过转交留言等形式处理。

⑦会場の管理

会議中は会場の冷暖房に注意し、適切に調節する。また換気、騒音、光なども配慮する。

会场的管理

要调节好会场的空调，保持最适宜温度。还要考虑到通风换气、噪音、光线等是否合适。

⑧茶菓、食事の用意

茶菓や飲み物などは事前に用意する。事前の打ち合わせがなくても、上司の指示があれば、指示の通りにお茶やコーヒーのサービスをする。

餐饮的准备

要事前准备好茶点、饮料等。即使事先没有商量，如果上司有指示，就按照指示提供茶、咖啡等服务。

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