⑥配布するときは、各文書に通して番号を入れ、配布先と通し番号を記録する。また、渡すときには必ず受領印をもらう。

分发时，要在各个文件上注明连续文件号，并记录好分发部门及连续文件号。另外，在交付文件时一定要请对方盖上接收印。

⑦配布するときは、口頭で「秘」扱い文書であることを相手に話したりしない。話すと周囲に漏れる恐れがある。

分发时，不要口头告知对方这是机密文件。这样做容易泄密。

⑧事前に電話で相手の在席を確認し、できるだけ直接本人に渡すようにする。本人が不在の時は秘書に渡す。

事先电话确认对方是否在座位上，尽量直接交给本人。如果本人不在可交给秘书。

⑨コピーするときは、誰もいないときを見計らってとる。

复印时要看准时机，在无人时复印。

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