达人支招

      本案例突出的几点是：一是上司要回复，而且要书面记录。二是需要今天内所有部长都传阅完毕。三是上司现在不在公司，但今天能回公司。下面我们来看选项①，铃木先把文件复印好，等上司会公司就能马上看到文件，然后答复。在给常务答复之前会事先与常务秘书联系。如果考虑到书面记录或者盖章的话，可以利用上司的阅读复印件的时候，铃木去取原件。这样也不耽误其他部长的时间，还能保证完成工作。但选项②是等上司回来看完传阅文件并做答复之后再给其他部长传阅。可万一上司回来得很晚，即使文件上标注“紧急”，其他部长如果不在公司，就无法按时传阅完毕。所以比较适合的处理方式是选项①。

大虾修炼

      当公司业务庞大时，经常会遇到文件传阅这种情况。而且有时文件传到自己部门，上司又不在，恰巧上司一时回不来，甚至会很晚才回来。最头疼的是待上司传阅后，还要给其他部门上司传阅，并且要求当天内必须传阅完毕。这时，作为上司的秘书，需要有很强的判断力来应对。一般情况下，按照以下处理方式来做相对比较周全。

      因为上司不在，所以拜托大上司的秘书最后再传给自己的上司。

      复印一份传阅文件，以备上司回来后能够马上看到文件，然后跟大上司的秘书说“回答は上司の上役にする”。

      复印一份传阅文件，以备上司回来后能够马上看到文件，然后在文件上标注“上司が不在のため最後にしてもらいたい”，传阅给下一个部门的上司。

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